February | 2013 | Ahlan Wa Sahlan

INFRASTRUKTUK MANAJEMEN PROYEK SISTEM KEAMANAN E-BANKING

PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

Penjadwalan proyek adalah tantangan yang sangat sulit bagi manager operasi. Resiko pada manajemen proyek sangat tinggi. Kelebihan biaya dan keterlambatan yang tidak diperlukan terjadi, karena penjadwalan dan pengendalian buruk. Proyek biasanya memakan waktu yang lama bahkan sampai tahunan, dan dikembangkan di luar sistem produksi normal. Manajemen proyek dilakukkan dalam tiga fase, yaitu :

Perencanaan. Fase ini mencakup penetapan sasaran, mendefinisikan [royek dan organisasi timnya.
Penjadwalan. Fase ini menghubungkan orang, uang dan bahan untuk kegiatan khusus, dan menghubungkan masing-masing kegiatan satu dengan yang lainnya.
Pengendalian. Disini perusahaan mengawasi sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Perusahaan juga merevisi atau mengubah rencana dan menggeser atau mengelola kembali sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya.

PERENCANAAN PROYEK

Proyek dapat didefinisikan sebgai sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil suatu hasil utama. Organisasi proyek adalah sebuah organisasi yang dibentuk untuk memastikan bahwa program (proyek) mendapatkan manajemen dan perhatian yang semestinya. Organisasi proyek dibentuk untuk memastikan program yang telah ada tetap berjalan dengan lancar.

Organisasi proyek akan bekerja baik bila :

Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus;
Pekerjaan tersebut unik atau tidak begitu biasa dalam organisasi yang ada;
Pekerjaan mengandung tugas-tugas kompleks dan saling berhubungan yang memburuhkan keterampilan khusus;
Proyek sifatnya sementara, tetapi penting bagi organisasi;
Proyek meliputi hampir semua lini organisasi.

PENJADWALAN PROYEK

Penjadwalan proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh kegiatan proyek. Manajer memutuskan berapa lama tiap kegiatan memerlukan waktu, dan menghitung berapa banyak orang serta bahan yang diperlukan pada tiap tahap produksi.

Satu pendekatan penjadwalan proyek yang popular adalah diagram Gantt. Diagram Gantt adalah diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalan sumber daya dan alokasi waktu. Diagram ini membantu manajer memastikan bahwa :

Semua kegiatan telah direncanakan
Urutan kinerja telah diperhitungkan
Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat
Keseluruhan waktu proyek telah dibuat

PENGENDALIAN PROYEK

Pengendalian proyek besar melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisi rencana proyek dan pengaturan sumber daya. Pengendalian proyek dapat dilakukan dengan menggunakan program yang sudah popular, seperti Primavera, Mac-Project, VisiSchedule, Time Line atau Microsoft Project.

Program –program tersebut dapat menghasilkan keragaman laporan yang amat luas , termasuk :

Detail biaya pecahan tiap tugas
Kurva pekerja total
Tabel distribusi biaya
Biaya fungsional dan ringkasan jam
Peramalan bahan mentah dan pembelanjaan
Laporan analisis waktu
Laporan status kerja

Pengertian dasar biaya

Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu gantinya. Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dolar, rupiah, yen, dsb.

Sumber daya :

Orang
Peralatan
Material

Perhatian utama dalam manajemen biaya proyek adalah pada biaya sumberdaya yang digunakan untuk menyelesaikan kegiatan dalam jadwal proyek.

Manajemen biaya proyek meliputi proses-proses yang diperlukan untuk menjamin agar anggaran biaya yang telah disetujui cukup untuk menyelesaikan semua pekerjaan dalam lingkup proyek.

Estimasi biaya selama siklus hidup proyek :

Biaya pengembangan
Biaya dukungan selama hasil proyek dimanfaatkan

Analisis arus kas (cash flow analysis) proyek :

Metode untuk menetapkan biaya-manfaat dan arus kas tahunan suatu proyek (dengan nilai sekarang) .
Manajer puncak perlu mewaspadai pemilihan proyek agar arus kas keseluruhan tetap bisa diatasi

Discount rate

cut off rate , hurdle rate
nilai minimum yang diharapkan akan diterima perusahaan dengan menginvestasikan dana pada kegiatan lain yang resikonya setara dengan resiko proyek.
Sering kali menggunakan tingkat suku bunga bank.

NPV ( Net Present Value) merupakan :

Nilai ekivalen saat ini, dari suatu nilai di masa depan
Dihitung dengan menggunakan discount rate r
NPV untuk manfaat proyek keseluruhan
Umum dipakai sebagai dasar memilih proyek
Discount rate yang menghasilkan harga NPV menjadi nol

Biaya langsung

Biaya yang terkait langsung dengan suatu proyek sehingga dapat ditelusuri secara tepat. Misal: gaji karyawan proyek; pembelian barang proyek, dll.

Biaya tak langsung

Biaya yang terkait dengan suatu proyek, tetapi tidak dapat ditelusuri secara tepat, Misal: tagihan listrik perusahaan; biaya sewa kantor untuk kegiatan perusahaan dan berbagai proyek.